ARCHIVIO DIGITALE

DURANTE L’ANNO

 

FTV – archiviare – lottizzare - OGNI MESE (controllare e sistemare eventuali errori)

DDT – archiviare – lottizzare - OGNI MESE (controllare e sistemare eventuali errori)

XAB – archiviare – lottizzare -  OGNI MESE QUANDO SONO STATE SCANSIONATE ANCHE QUELLE DEI DEPOSITI (controllare e sistemare eventuali errori)

All’inizio del mese successivo si lancia l’archiviazione di massa dei DDT e delle FTV, poi si procede con l’archiviazione degli allegati ed i collegamenti documenti (collegare BR01 C.25 a B800 SOSTITUZIONE, registrazioni allegati vari nella cartella “Alleg” e DDT annullati nella cartella “Annul”.               

 

FTA (Rosetta) – già archiviate da Rosetta – lottizzare (controllare e sistemare eventuali errori)

 

 

DA SETTEMBRE A DICEMBRE ANNO SUCCESSIVO

 

Controllare sempre le date di registrazione in archivio documenti, devono essere tutte dell’anno di competenza.

Aprire tutti i PDF del giornale di magazzino di contabilità e dei reg. IVA in SMADO, per verificare che il contenuto sia esatto.

 

Lottizzare le tipologie di documenti che hanno lotti annuali

 

 

INVIO DOCUMENTI AL CONSERVATORE

 


Effettuare controllo documenti NON ARCHIVIATI  dell’anno per le tipologie di documenti contrassegnate (per i lotti mensili è un doppio controllo, in quanto questo controllo viene fatto tutti i mesi dall’inizio dell’anno):


 


 

 

Se è tutto corretto, nelle anteprime di stampa la pagina deve essere vuota, il programma non deve rilevare documenti, in caso contrario si sistema l’errore e si rifà il tutto






 

Procedere poi all’invio in conservazione per tipologia di documenti






 

 

 

Controllare sempre se i lotti che il programma propone sono quelli corretti

 





F3








Attendere che il programma abbia terminato l’invio

 

 

 



In caso di errori aprire il file in evidenza sotto e cercare gli errori, poi chiedere a Impresoft come poterli risolvere aprendo un caso.








 

Dopo qualche giorno dall’invio, si devono controllare gli esiti dell’invio lotti delle 9 tipologie di documenti.










Il sistema propone in automatico una videata per ogni lotto rif. alla tipologia di documenti selezionata. Non ci devono essere errori, in caso contrario aprire un caso con Impresoft.




Tutti i lotti devono avere un esito positivo.